osobní data
správce osobních dat: Golf club Nová Bystřice, z.s. , IČ 69103283,
spolkový rejstřík: Krajského soudu v Č. Budějovicích, odd. L., vl. 2045
datová schránka: eqpi5n
sportovní rejstřík: https://bit.ly/3hJYWm0
zástupce správce: prezident spolku
Interní směrnice č. 1/2018
dle Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 ke správě osobních dat členů, s účinností od 25.5.2018:
Spolek vede dle §236 odst. 1 NOZ a svých stanov neveřejný seznam členů. Seznam členů je určen výlučně pro evidenci členů ve spolku v oborovém třídění podle sportovních odvětví (golf, stolní tenis). Dále slouží k přenosu některých dat:
- k registraci hráčů/členů spolku u příslušných sportovních svazů
- k přenosu do informačního systému ČUS
- k distribuci informací členům.
Vedení seznamu členů je výrazem zásady otevřenosti členství ve spolku a jeho dobrovolnosti. Proto není nezbytné ke zpracování osobních údajů vyžadovat souhlas s daty jméno, příjmení, adresa a datum narození.
S ohledem na to, že historicky je základním identifikátorem při registraci sportovců u národních sportovních svazů a České unie sportu je rodné číslo a zpravidla i snímek obličeje, upravujeme tímto k účinností Nařízení EU způsob nakládání s osobními daty u spolku.
Spolek je prvotně členem České unie sportu a dále oborově začleněn do národního sportovního svazu - České golfové federace a přeneseně do jejich krajských či okresních svazů.
Dále může být spolek příjemcem dotací od samosprávy (obce), regionální samosprávy (Jihočeského kraje), event. od Ministerstva školství, kterým v žádostech o poskytnutí dotace poskytuje sumarizovaná data členů (zpravidla počty ve věkových kategoriích)
1) Účel použití a zpracování osobních dat:
Osobní data zájemce o členství ve spolku jsou nezbytná k evidenci u vlastního spolku, organizaci sosutěží, vedení hendikepu a zpracování přehledů členské základny a přenosu dat do sportovního svazu (registrace, zařazení na soupisku, evidenci sportovních výsledků) a dále do evidence střešního subjektu České unie sportu (v informačním systému - iscus.cz), MŠMT, státní správy, krajské i místní samosprávy.
2) Rozsah osobních dat a kategorie příjemců: (max. rozsah dle účelu zpracování)
(jiná, než dále uvedená data spolek neeviduje = minimalizace)
| DATA | KLUB | SVAZ *1 | ČUS *2 | NAS *3 |
IS ČUS *4 |
| jméno, příjmení | X | X | X | X | X |
| rodné číslo | X | X | X | X | X |
| rok narození | X | X | X | X | X |
| učující pošt. adresa *5 | X | - | - | - | - |
| mail adresa | X | - | - | - | - |
| mobil | X | - | - | - | - |
| u nezletilých: mail rodičů | X | - | - | - | - |
| tel./rodiče | X | - | - | - | - |
| *1) Česká golfová federace, | |||||
| *2) Informační systém ČUS/v oborovém členění dle sportů/oddílů spolku (golf ) | |||||
| *3) NAS=Národní sportovní agentura (MŠMT) | |||||
| *4) Informační systém České unie sportu | |||||
|
*5) Doručující adresa, tj. místo, kde má člen záruku převzetí zpravidla doporučené zásilky. Není tím vyžadováno uvedení „bydliště dle §80 NOZ“. |
|||||
3)Zpracování a přenos dat:
a) v evidenci ve spolku
b) další zpracování :
* při sestavování evid. seznamů a soupisek pro novou sezónu,
* při přestupu/příchodu nových hráčů,vyřazení z databáze
* přihlášky do turnajů: jméno, příjmení, rok narození (identifikace v soutěžích)
* zpracování sportovních výsledků (jméno, příjmení, rok narození)
c) přenos do informačního systému sportovního svazu (Česká golfová federace)
pověření ke správě klubové agendy na serveru cgf.cz: předseda STK golf. oddílu spolku
d) přenos do informačního systému České unie sportu
e) zpracování přehledů, výkazů pro krajskou či místní samosprávu
e) změna a výmaz,
4) lhůty pro výmaz jednotlivých kategorií osobních dat:
zrušení členství a výmazu dat :
1) výmaz v živém registru národního svazu,
2) výmaz v živém registru informačního systému ČUS
3) informace členu (mail) o provedení výmazu a jeho procesu v registrech sportovního svazu a spolku
4) výmaz v seznamu členů spolku
lhůty pro provedení výmazu: k datu ukončení členství/ neprodleně
5) Způsob uložení a přenosu a úschovy osobních dat:
- data jsou uložena výlučně ve vlastní elektronické evidenci (mimo jiné servery) v zabezpečeném počítači správce, bez přístupu dalších subjektů či osob, v sídle spolku.
- přístup k souboru s daty je pod heslem
- přenos dat do registrů sportovních svazů je prováděn výlučně zápisem do el. databází s přístupem pod heslem
- v evidenci sportovních svazů jsou data uložena v rozsahu jméno, příjmení, rodné číslo, sportovní historie po dobu 10 let po ukončení členství ve spolku a výmazu z živé databáze, tj. po ukončení aktivní činnosti, pro kterou byla registrace provedena (§3a odst. 6 Zákona o podpoře sportu). Správcem těchto dat je národní sportovní svaz – Česká golfová federace.
6) zanesení osobních dat do evidence spolku:
Neprodleně po předání přihlášky a zaplacení členských poplatků. Zanesení osobních dat do evidence spolku je odvislé od zaplacení ročních členských poplatků jak při vzniku členství, tak i při roční aktualizaci.
To znamená, že v evidenci spolku nejsou evidovány osobní data těch, kteří nestvrdili svůj zájem „být členem“ zaplacením ročních členských poplatků, tedy svůj jednoznačný projev vůle. (Neevidujeme černé duše).
Spolek odvádí za každého evidovaného člena příslušným sportovním svazům evidenční poplatky z každého registrovaného člena/licenční poplatky. Členem spolku není žádný člen, který by nebyl registrován u sportovního svazu.
Zaplacením členských poplatků berete na vědomí, že i pro případ nominace hráče (člena spolku) do soutěží řízených Krajským svazem (krajský přebor) nebo ligové soutěže, řízené ČGF, vyjadřujete souhlas s pořizováním fotografií ze soutěží a jejich publikování na facebooku gc.novabystrice a webových stránkách golfnovabystrice.cz v zájmu propagace činnosti a úspěchů spolku, jakož i jiných propagačních materiálů spolku.
Zpracování osobních dat v uvedeném rozsahu a způsobem je založeno na souhlasu a vědomém předání výše uvedených osobních dat a stvrzení svobodné vůle k jejich předání zaplacením ročního poplatku člena, tedy zcela konkrétní, jednoznačný, aktivní a dobrovolný projev vůle subjektu údajů i k roční aktualizaci.
Důsledkem odmítnutí souhlasu k předání a zpracování osobních dat ve výše uvedeném minimálním rozsahu, je nepřijetí mezi členy spolku příslušného sportovního oboru, tedy i vzniku členství u spolku a tím i vzniku registrace u sportovních svazů.
Záznam osobních dat člena do evidence spolku a příslušných registrů je vázán na zaplacení ročních členských poplatků, tj. prvek platného a svobodného souhlasu.
Pro případ, že po zaplacení členských poplatků nejsou osobní data ve lhůtě do 10 dnů poskytnuta, je zaplacený čl. poplatek vrácen na vypravující účet.
Obecné nařízení: https://www.uoou.cz/gdpr-obecne-narizeni/ds-3938/p1=3938
V Jindřichově Hradci dne 3. května 2018, Ladislav Mátl, prezident spolku
DÁLE: PODMÍNKY ČLENSTVÍ
